Apliquemos Las Normas Internacionales de Gestión de la Calidad

Si prestamos servicios de auditoría o revisiones de estados financieros o hacemos compilaciones o informamos sobre procedimientos previamente convenidos, aseguramientos y otros trabajos similares, tenemos que cumplir con cada uno de los conjuntos de normas que regulan la ejecución de esos diferentes encargos y que establecen las guías para informar las conclusiones.  Nuestra profesión está en constante adaptación a los sucesos que ocurren cotidianamente y, por esta razón, las normas o estándares que seguimos son modificados para adaptarlos a esos cambios y acontecimientos. 

En esta corta publicación, queremos resaltar que las normas que regulan el control de la calidad han variado con respecto a las normas pasadas, ya reemplazadas.  Desde el 15 de diciembre de 2022, las firmas deben haber diseñado y tener en funcionamiento un sistema de administración o de gestión de la calidad de sus trabajos de auditoría, revisiones y otros encargos, tal como lo exige la Norma Internacional de Gestión de la Calidad No. 1 Gestión de la Calidad para Firmas de Auditoría que realizan Auditorías o Revisiones de Estados Financieros u Otros Encargos de Aseguramiento o Servicios Relacionados (NIGC 1).  Esta Norma precisa que una primera revisión de este sistema debe llevarse a cabo dentro del año siguiente al 15 de diciembre de 2022 y que el socio responsable del sistema debe expresar y documentar una conclusión escrita.

La NIGC 1, de forma muy resumida, requiere que las firmas de auditoría determinen objetivos de calidad, identifiquen y evalúen los factores que ponen en riesgo la capacidad de la firma para lograr esos objetivos; todo con el fin de diseñar e implementar un sistema de gestión o administración de la calidad que sirva para proporcionar respuestas apropiadas para que mitiguen o eliminen los riesgos que amenazan la calidad de las ejecuciones de los trabajos y la emisión de los informes.

La NIGC 1 es enfática al requerir que el socio principal de la firma (o alternativamente un comité de socios al más alto nivel) tome responsabilidad por el sistema de gestión de la calidad y esté obligado a rendir cuentas sobre éste. La Norma permite que el socio principal (o comité de socios) responsable, asigne funciones operativas a otro u otros socios o gerentes con experiencia para que vigilen el cumplimiento y funcionamiento del sistema de gestión de la calidad.  Por lo tanto, podría haber funciones operativas a cumplir por socios/gerentes de experiencia, relacionadas con la ética y con la independencia, por ejemplo. El socio principal (o comité de socios), seguirá siendo el responsable final del sistema. La distribución de las funciones dependerá del tamaño de la firma

Otros cambios corresponden a la Norma Internacional de la Gestión de la Calidad No. 2 Revisiones de Calidad de Encargo (NIGC 2) y a modificaciones que se han hecho a la Norma Internacional de Auditoría 220, Gestión de la Calidad de la Auditoría de Estados Financieros (NIA 220 Revisada) las cuales tienen vigencia para trabajos de auditoría y revisiones de estados financieros cuyos períodos se inicien en, o con posterioridad al 15 de diciembre de 2022 y para otros encargos de aseguramiento y otros servicios relacionados que se inicien el, o después del 15 de diciembre de 2022.

Las nuevas normas de calidad y, principalmente, la NIGC 2 contienen requerimientos específicos para las revisiones de la calidad de la ejecución de los encargos debido a que este procedimiento representa una de las respuestas que está diseñada para asegurar la calidad, en especial de los trabajos de alto riesgo. 

Proceso de evaluación de riesgos

La extinta Norma Internacional de Control de Calidad 1 (NICC 1) (reemplazada por las nuevas NIGC) indicaba cuáles procesos tenían que implementarse.  Sin embargo, ahora la NIGC 1 requiere que cada firma, grande o pequeña, lleve a cabo y documente su propia evaluación de los riesgos a la calidad, lo que debe proveerle suficiente información para diseñar adecuadamente el sistema o para modificar el sistema actual de tal manera que sea efectivo para identificar los riesgos cambiantes a la calidad, así como para enfrentarlos y para corregirlos.   El sistema debe ser un proceso que permanentemente logre su actualización, corrección y mejora.  Las normas de gestión de la calidad son aplicables a las firmas sin importar su tamaño y, por consiguiente, exigibles a prácticas con un solo contador público autorizado y a las firmas con más personal.

La NIGC 1 establece en detalle los componentes de un sistema de gestión de la calidad en una firma de auditoría, a saber:

1. Gobierno y liderazgo
2. Requerimientos éticos
3. Aceptación y continuidad de las relaciones con los clientes y encargos específicos
4. Desempeño del encargo
5. Recursos
6. Información y comunicación

Además, para que el sistema funcione y se mantenga siempre actualizado respondiendo a los cambio y nuevos eventos, se adicionan 2 componentes, que son: (7) Un proceso de seguimiento y corrección y (8) un proceso de evaluación de riesgos.

La NIGC 1 detalla los objetivos de calidad con los cuales se puede lograr el funcionamiento y cumplimiento de cada componente del sistema.  También ofrece ejemplos de los riesgos que podrían impedir el logro de los objetivos. Cada firma debe haber completado este proceso de evaluación de los riesgos de la calidad a los que se enfrenta, proceso mediante el cual, para cada componente, debe ya haber definido los objetivos de calidad, habrá identificado los riesgos que le impedirían lograr esos objetivos, habrá determinado la posible magnitud y probabilidad de ocurrencia de esos riesgos y habrá diseñado y documentado respuestas apropiadas para mitigar los impactos de los riesgos identificados o para eliminarlos.  Hay una gran cantidad de acciones que pueden tomarse para mitigar o eliminar los riesgos, como: los entrenamientos, la creación y ejecución efectiva de políticas y procedimientos, la supervisión, las evaluaciones de personal a todo nivel incluyendo los socios, las investigaciones y evaluaciones de clientes y de proveedores, la disponibilidad de manuales y softwares y otros recursos, etc., etc., etc.

Se requiere que cada firma, por sí misma, evalúe por lo menos una vez al año el funcionamiento y efectividad de su sistema de gestión de la calidad y que el socio responsable (o comité de socios), emita y documente una conclusión escrita sobre su apreciación del sistema.  Igualmente, la firma debe llevar a cabo una selección de trabajos para revisar la calidad de su ejecución todos los años.  La NICG 1 tiene muchos más requerimientos de evaluación que la norma anterior, incluyendo la incorporación, en el proceso de seguimiento y corrección, de ciertas herramientas como un análisis de causa raíz de las fallas detectadas o conocidas, las cuales pueden recabarse de diversas fuentes como: los comentarios hechos por su personal o clientes, los resultados de las revisiones de la calidad de la ejecución de los trabajos por parte de profesionales internos y externos y por los reguladores, información encontrada en la prensa, fallas detectadas en la evaluación de riesgos del sistema, etc.

Es claro que hacer lo mismo que en los años anteriores (status quo) no es apropiado y, consecuentemente, se debe tener implementado un nuevo enfoque para analizar y responder a los riesgos de la calidad de los trabajos profesionales. Las nuevas normas representan un cambio radical en la manera en que se manejan, administran o gestionan los asuntos de calidad en las firmas de auditoría.  La pregunta en este momento es:

¿Tiene usted diseñado, implementado y puesto en operación un sistema de gestión de la calidad según lo requiere la NIGC 1 para su actuación profesional?

Si aún no ha diseñado, implementado y puesto en operación un sistema de gestión de la calidad, según los requerimientos de las Normas Internacionales de Gestión de la Calidad, proceda inmediatamente a hacerlo para evitar el incumplimiento con estas normas.

Via internet usted puede conseguir las Normas en español y también las Guías de Implementación.  De la misma manera puede acceder a www.programacontroldecalidad.org.pa que es la página Web de la Alianza de Calidad de Panamá (ALCAPA). 

Para información adicional, recomiendo leer un artículo sobre este tema, publicado por mi persona, con fecha 29 de noviembre de 2022.