Gestión de la Calidad para Firmas de Auditoría que realizan Auditorías o Revisiones de Estados Financieros u Otros Encargos de Aseguramiento o Servicios Relacionados

• auditorías y revisiones de estados financieros de acuerdo con las NIA y NIER (Normas Internacionales de Auditoría y Normas Internacionales de Encargos de Revisión),
• otros trabajos que proporcionan un grado de seguridad, distintos a las auditorías y revisiones, de acuerdo con las NIEA (Normas Internacionales de Encargos de Aseguramiento); por ejemplo, revisión de controles sobre organizaciones de servicios, aseguramientos sobre información externa,
• trabajos de servicios relacionados de acuerdo las NISR (Normas Internacionales de Servicios Relacionados); por ejemplo, procedimientos previamente acordados y compilaciones.

El Artículo 22 de la Ley 280 del 30 de diciembre de 2021 Que regula el ejercicio de la profesión de contador público autorizado requiere que los trabajos de auditoría de estados financieros se realicen con la utilización de las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) emitidas o que en el futuro se emitan. Profesionalmente se trabaja sobre la premisa que, para todo encargo para el cual una firma emite una opinión de auditoría o de revisión u otra clase de opinión con algún grado de seguridad, se cumple con las Normas Internacionales de Gestión de la Calidad (NICG) y las Normas Internacionales de Ética para los Profesionales de la Contabilidad (Código de Ética del IESBA), además de las leyes y regulaciones locales, incluyendo al Código de Ética local. Es importante anotar que, al aplicar estas normas profesionales, cuando haya disposiciones parecidas entre las internacionales y las locales, se debe tener el cuidado de utilizar siempre la que sea más exigente.

El Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento, organismo que también emite las Normas Internacionales de Auditoría, ha publicado las Normas Internacionales de Gestión de la Calidad No. 1 Gestión de la Calidad para Firmas de Auditoría que realizan Auditorías o Revisiones de Estados Financieros u Otros Encargos de Aseguramiento o Servicios Relacionados y la Norma Internacional de Gestión de la Calidad No. 2

Los profesionales de la contabilidad debemos estar conscientes que nuestra primordial responsabilidad es el interés público y, consecuentemente, debemos llevar a cabo trabajos de calidad. La NIGC 1 promueve la integración de una administración o gestión de la calidad en la cultura de las firmas, en la estrategia de las firmas y en las actividades operacionales y los procesos de negocios de las firmas. La Norma requiere que cada firma lleve a cabo un proceso de evaluación de su práctica con el objetivo de identificar sus fallas y/o debilidades y que, con base en el análisis de estas, diseñe las respuestas necesarias para corregir el sistema de tal forma que opere eficientemente y proporcione a los equipos de trabajo la debida ayuda en la ejecución de los encargos. La Norma no se extiende a otra clase de trabajos, como pueden ser los servicios de impuestos o consultorías.

Los objetivos de la NIGC 1 son, que la firma:

1. diseñe, implemente y opere un sistema de gestión de la calidad,
2. que el sistema sea diseñado para que logre que:
   • la firma y su personal cumplan con las normas profesionales, legales y regulatorias aplicables, y que conduzcan los trabajos siguiendo esas normas y
   • los informes que se deriven de esos trabajos, sean apropiados de acuerdo con las circunstancias de cada trabajo

Si su firma no ha iniciado el proceso de análisis e implementación de la NIGC 1, no espere más tiempo, inícielo inmediatamente. En términos generales, recomiendo que se sigan los siguientes pasos:

A - Adapte la estructura y responsabilidad de su firma, sabiendo que el último responsable por el sistema de control de la calidad tiene que ser el socio director, o un comité de socios del más alto nivel, quién deberá rendir cuentas del sistema. Si su firma tiene un socio único, usted será el responsable por el sistema de gestión de la calidad. Seleccione también a una persona de su personal con la capacidad, jerarquía y respeto de sus colegas y nómbrelo responsable de la operación del sistema. Éste podría ser otro socio o un gerente de antigüedad que cumpla con estas características necesarias. Esta persona lo primero que tiene que hacer es leer y dominar todos los aspectos de las Normas de Gestión de la Calidad. Ya se han publicado y se tienen disponibles las Normas Internacionales de Gestión de la Calidad (NIGC 1 y NIGC 2) y también las guías de implementación en el idioma español.

B - Lleve a cabo un proceso de evaluación de los riesgos del sistema de gestión de la calidad de su firma. Para esto puede utilizar una hoja de Excel dentro de la cual destinará diferentes secciones para analizar y documentar cada uno de los objetivos de los componentes del sistema de calidad, definidos por la NIGC 1, a saber:

• gobierno y liderazgo
• requerimientos éticos
• aceptación y continuidad
• desempeño del encargo
• recursos
• información y comunicación
• proceso de seguimiento y corrección
• proceso de evaluación de riesgos

Es importante que, para el apropiado análisis, se listen todos y cada uno de los objetivos indicados en la Norma para cada componente, sin dejar ninguno por fuera. Los objetivos obligatorios que deben analizarse están indicados en diferentes párrafos de la NIGC 1 (ejemplo: párrafos 28,29,30,31,32,33). Usted puede copiar cada uno de ellos y pegarlos en la hoja de Excel y también puede agregar nuevos objetivos.

C - Para cada objetivo identifique, según su consideración, dentro de la naturaleza y circunstancias de su firma, cuáles son los riesgos que impedirían que se logre exitosamente cumplir con los fines de esos objetivos. Es probable que sea necesario identificar varios riesgos para cada uno de los objetivos. Anote o describa en la hoja de Excel, por cada objetivo, el o los riesgos identificados. La descripción de estos riesgos puede anotarse en la hoja de Excel, en la sección del objetivo que esté analizando.

D - Valore cada riesgo según su probabilidad de ocurrencia y lo significativo (magnitud) de su efecto en el logro del objetivo que está analizando. Esta evaluación puede documentarse separadamente en alguna matriz con dos ejes, uno vertical y otro horizontal como parámetros de medición. En el eje vertical podría valorarse, por cada riesgo identificado, cuál es su probabilidad de ocurrencia, por ejemplo, con una escala del 1 al 10 o del 1 al 20. En el eje horizontal podría valorarse el impacto que tendría la materialización de ese riesgo en el logro del objetivo que se esté analizando, por ejemplo, con una escala del 1 al 10 o del 1 al 20. En la matriz, gráficamente, en la parte superior derecha se ubicarán los riesgos con mayor probabilidad y con mayor impacto y estos son a los que más atención tendría que ponerse en el análisis de riesgos y en los planes de corrección.

E - Determine las respuestas apropiadas para cada uno de los riesgos de calidad previamente identificados. Esto puede hacerse en la hoja de Excel, en otras columnas de la misma sección del objetivo analizado y del riesgo identificado. Es importante que usted esté consciente que la NIGC 1 determina un número de respuestas de obligatorio cumplimiento que tienen que incorporarse en el sistema de gestión de la calidad. Véase, por ejemplo, el párrafo 34 de la NIGC 1. Otras respuestas las determinará la firma a través de este análisis de riesgos del sistema de calidad con la planificación de las acciones correctivas que implementará la firma para subsanar los riesgos identificados con mayor probabilidad de ocurrencia e impacto. Los riesgos más importantes necesitarán planes de acción más detallados.

F - Modifique o produzca las políticas y procedimientos que considere que son necesarios para documentar que ellos responden adecuadamente a los riesgos identificados. Las firmas que no hayan emitido y comunicado previamente muchas políticas y procedimientos con la vieja norma tendrán más trabajo que hacer en esta etapa. Las que ya tienen trabajo previo, deben asegurarse que esas políticas y procedimientos sean modificados para atender los riesgos identificados. De ya existir políticas y procedimientos adecuados, en la hoja de Excel se podrá hacer referencia al lugar en donde están ubicados o archivados.

G - Otro paso en este análisis circular es evaluar el sistema de gestión de la calidad. El sistema tiene que evolucionar y desarrollarse de forma continua, es decir, el sistema debe ser una máquina que trabaje sin interrupción, corrigiéndose, mejorándose, modificándose a sí mismo. La idea es corregir los controles de la Firma para que eviten fallas de calidad o que estas puedan ser detectadas rápidamente para tomar medidas correctivas oportunamente. La información sobre las fallas de calidad puede venir de diferentes fuentes, por ejemplo: de la revisión interna de nuestros papeles de trabajo, de las revisiones de los encargos por parte de algún organismo regulador o de la firma internacional, de las quejas de los clientes, de quejas de los colaboradores, de artículos encontrados en la prensa, de las evaluaciones del desempeño del personal, los buzones de sugerencias, del análisis de riesgos del sistema de calidad, etc., etc.

Ilustración:

Gobierno y liderazgo (NIGC 1 par. 28(a):

Objetivo de Calidad

La firma de auditoría demuestra un compromiso con la calidad a través de una cultura que existe de toda la firma, que reconoce y refuerza:

i. La función de la firma de auditoría al servir al interés público mediante la realización consistente de encargos de calidad;
ii. La importancia de la ética, los valores y las actitudes profesionales;
iii. La responsabilidad de todo el personal por la calidad relacionada con la realización de encargos o actividades dentro del sistema de gestión de la calidad y su comportamiento esperado; y
iv. La importancia de la calidad en las decisiones y acciones estratégicas de la firma de auditoría, incluidas las prioridades financieras y operativas de la firma.

Riesgos de Calidad

• La cultura de la firma no coloca a la calidad como su núcleo.

Respuestas para enfrentar los riesgos de calidad (ejemplos)

• La publicación de una política de gestión de la calidad que define el propósito y los valores de la firma y que reconoce a la calidad como el núcleo de la firma.
• Los líderes de la firma establecen la confianza mediante comunicaciones abiertas, regulares y consistentes que enfatizan su compromiso con la calidad.
• La interacción directa entre los líderes de la firma y otro personal refuerza la cultura deseada de tener a la calidad como su núcleo (esta respuesta puede ser para una firma pequeña y poco personal).
• La firma establece un Código de Conducta que refuerza la responsabilidad de todo el personal por la calidad relacionada con la ejecución de los encargos o las actividades dentro el Sistema de Gestión de la Calidad y el comportamiento que se espera de ellos.

En la hoja de Excel pueden detallarse planes concretos para la implementación de las respuestas a los riesgos de la calidad y programas de revisión, seguimiento y corrección.

La implementación de la NIGC 1 trae consigo un cambio radical en el enfoque de los socios de la firma sobre la calidad de los trabajos. Es una norma de obligatorio complimiento y debe documentarse apropiadamente. Para el 15 de diciembre de 2022 el sistema debe estar diseñado y listo para su funcionamiento a partir del 1 de enero de 2023. Si no hemos iniciado el análisis, no esperemos más y pongamos manos a la obra.